Formation gestion voyages d'affaires | Optimisez vos processus

Pourquoi se former à gestion des voyages d'affaires

la réservation d'un vol ou d'un hôtel pour un collaborateur peut s'avérer complexe. les politiques internes et les contraintes budgétaires requièrent une organisation rigoureuse. un imprévu durant un déplacement peut impacter l'activité de l'entreprise. le suivi administratif et financier des missions nécessite une méthodologie éprouvée.

Repères de marché sur gestion administrative / assistanat

Chiffres issus de nos 92 référentiels comparés sur cette thématique, hors remises négociées.

Budget moyen (intra): 1 012 à 2 104 €
Durée moyenne: 3 jours
Parcours certifiants: 100 %
Disponible à distance: 100 %

Objectifs

Établir et optimiser le processus de gestion des voyages professionnels au sein de l'entreprise.
Sélectionner les prestataires (compagnies aériennes, hôtels, agences) en fonction des besoins et des politiques internes.
Gérer les réservations (transport, hébergement, location de véhicules) et les modifications avec efficacité.
Assurer la conformité des voyages avec la politique de l'entreprise et la réglementation en vigueur (notes de frais, assurances).
Mettre en place un suivi budgétaire rigoureux des dépenses liées aux déplacements professionnels.

Public concerné

Assistants de direction
Assistants administratifs
Secrétaires
Collaborateurs en charge de la gestion des déplacements professionnels
Responsables administratifs et financiers

Programme type

Module 1 : Cadre et enjeux des voyages d'affaires

Comprendre les typologies de voyages professionnels (nationaux, internationaux, longs séjours).
Analyser l'impact des déplacements sur l'organisation et la productivité.
Identifier les risques associés aux voyages (sécurité, santé, logistique).
Présenter les politiques voyages d'entreprise et leurs objectifs.

Module 2 : Outils et processus de planification

Maîtriser les plateformes de réservation en ligne (OBT) et les agences de voyages d'affaires.
Élaborer un budget prévisionnel de déplacement.
Gérer les demandes de visas et les formalités administratives associées.
Mettre en place un calendrier de suivi des départs et retours.

Module 3 : Gestion opérationnelle et suivi

Coordonner les réservations (vols, trains, hôtels, véhicules) et les transferts.
Gérer les imprévus (annulations, retards, changements de programme).
Assurer la souscription et le suivi des assurances voyages et assistances.
Traitement des notes de frais et conformité avec les règles fiscales.

Module 4 : Optimisation et reporting

Négocier des tarifs préférentiels avec les fournisseurs.
Analyser les données de voyages pour identifier les pistes d'économies.
Mettre en place des indicateurs de performance (KPI) pour le suivi des dépenses.
Communiquer efficacement avec les voyageurs et la direction.

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Prérequis

Maîtriser les outils bureautiques courants (pack Office).
Avoir des bases en organisation administrative.
Comprendre les enjeux de la gestion des coûts.

Modalités

Durée: 1 à 3 jours
Prix indicatif: 900 € à 2 400 € (intra, groupe)
Formats: présentiel, distanciel, intra, hybride
Effectif: inter : 4 à 12 participants · intra : jusqu'à 12
Rythme: continu, séquencé ou en demi-journées, selon vos contraintes
Délai d'accès: sélection sous 48h, démarrage possible sous 2 à 4 semaines
Financement: OPCO, plan de développement des compétences, cpf selon l'organisme retenu
Évaluation: quiz ou cas pratique en fin de parcours, attestation remise à chaud
Accessibilité: adaptation possible aux situations de handicap, à préciser au cadrage
Certification: une attestation de fin de formation sera délivrée à l'issue de la session. cette formation est éligible à un financement par les OPCO et d'autres dispositifs de prise en charge.
Qualité: partenaires Qualiopi uniquement

Questions fréquentes

›quels sont les outils abordés durant la formation ?

nous présentons les principaux OBT (Online Booking Tools), les logiciels de gestion de notes de frais et des exemples de tableaux de bord pour le suivi budgétaire.

›cette formation inclut-elle des cas pratiques ?

oui, des exercices de simulation de réservation, de gestion d'imprévus et de calcul de budgets sont intégrés au programme.

›qui sont les formateurs ?

nos formateurs sont des experts de la gestion de voyages d'affaires, avec une expérience significative en entreprise ou en agence spécialisée.

›est-il possible d'adapter le programme à nos besoins spécifiques ?

oui, une formation intra-entreprise permet d'ajuster le contenu en fonction des politiques voyages et des outils utilisés au sein de votre organisation.

Comment on sélectionne les organismes gestion des voyages d'affaires

Analyse indépendante multi-organismes
Aucune rémunération éditeur influençant le classement
Short-list argumentée et personnalisée

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réponse sous 48h ouvrées
partenaires Qualiopi uniquement
aide au montage du dossier OPCO
service gratuit pour l'entreprise

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