GED: Maîtriser les outils de gestion documentaire

Pourquoi se former à maitrise des outils de ged

la recherche d'un document prend parfois un temps considérable. le partage d'informations au sein des équipes peut être complexe. la traçabilité des versions n'est pas toujours assurée. la sécurisation des données représente un défi quotidien.

Repères de marché sur gestion administrative / assistanat

Chiffres issus de nos 92 référentiels comparés sur cette thématique, hors remises négociées.

Budget moyen (intra): 1 012 à 2 104 €
Durée moyenne: 3 jours
Parcours certifiants: 100 %
Disponible à distance: 100 %

Objectifs

Identifier les principes fondamentaux de la Gestion Électronique de Documents (GED).
Utiliser les fonctionnalités courantes d'un logiciel de GED pour classer et indexer des documents.
Appliquer les méthodes de numérisation et d'intégration de documents papier dans un système GED.
Gérer les droits d'accès et la versionning des documents numériques.
Mettre en place des workflows de validation et de diffusion de documents via la GED.

Public concerné

Assistants et assistantes de direction
Secrétaires et adjoints administratifs
Responsables de service souhaitant optimiser la gestion documentaire
Collaborateurs en charge de la gestion d'archives
Toute personne gérant un volume important de documents

Programme type

Introduction à la GED et ses enjeux

Définition et objectifs de la GED.
Architecture fonctionnelle d'un système GED.
Avantages et retours sur investissement d'une solution GED.
Réglementations et normes applicables (RGPD, archivage légal).

Fonctionnalités clés des outils de GED

Organisation et structuration de l'arborescence documentaire.
Indexation et recherche multicritères des documents.
Gestion du versionning et de l'historique des modifications.
Mise en place de la numérisation et de l'OCR (reconnaissance optique de caractères).

Sécurité, collaboration et workflows

Gestion des droits d'accès et de la confidentialité des informations.
Outils collaboratifs intégrés à la GED.
Création et suivi de workflows de validation documentaire.
Intégration de la GED avec d'autres systèmes d'information.

Mise en pratique et bonnes pratiques

Exercices pratiques sur une plateforme GED simulée ou réelle.
Cas concrets d'optimisation de processus documentaires.
Gestion des migrations de documents existants.
Conseils pour une implémentation réussie de la GED.

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Prérequis

Maîtrise des outils bureautiques courants (suite Office ou équivalent).
Familiarité avec la gestion de fichiers et dossiers informatiques.
Motivation à optimiser la gestion de l'information.

Modalités

Durée: 2 à 3 jours
Prix indicatif: 1 200 € à 2 200 € (intra, groupe)
Formats: présentiel, distanciel, intra, hybride
Effectif: inter : 4 à 12 participants · intra : jusqu'à 12
Rythme: continu, séquencé ou en demi-journées, selon vos contraintes
Délai d'accès: sélection sous 48h, démarrage possible sous 2 à 4 semaines
Financement: OPCO, plan de développement des compétences, cpf selon l'organisme retenu
Évaluation: quiz ou cas pratique en fin de parcours, attestation remise à chaud
Accessibilité: adaptation possible aux situations de handicap, à préciser au cadrage
Certification: Une attestation de fin de formation sera délivrée à l'issue du parcours. Cette formation est éligible à un financement via les dispositifs de la formation professionnelle continue.
Qualité: partenaires Qualiopi uniquement

Questions fréquentes

›quels sont les prérequis techniques pour cette formation ?

les participants doivent disposer d'un ordinateur connecté à internet et d'un navigateur web à jour pour les sessions à distance.

›la formation inclut-elle l'apprentissage d'un logiciel GED spécifique ?

la formation aborde les principes généraux applicables à la plupart des logiciels GED, avec des exemples sur des outils représentatifs du marché.

›peut-on adapter le programme aux besoins spécifiques de notre entreprise ?

oui, des modules spécifiques peuvent être ajoutés ou ajustés pour les formations intra-entreprise après une analyse de vos besoins.

›comment s'organise l'évaluation des acquis ?

l'évaluation se fait par des exercices pratiques, des mises en situation et un quiz de fin de formation permettant de valider les compétences acquises.

Comment on sélectionne les organismes maitrise des outils de ged

Analyse indépendante multi-organismes
Aucune rémunération éditeur influençant le classement
Short-list argumentée et personnalisée

Échanger de vive voix

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réponse sous 48h ouvrées
partenaires Qualiopi uniquement
aide au montage du dossier OPCO
service gratuit pour l'entreprise

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