Gestion Patrimoine Documentaire - Formation Professionnelle

Pourquoi se former à gestion du patrimoine documentaire

la surcharge informationnelle nuit à la productivité des équipes. retrouver un document pertinent prend du temps. la perte d'informations critiques représente un risque majeur. l'accès rapide aux données impacte la prise de décision.

Repères de marché sur gestion administrative / assistanat

Chiffres issus de nos 92 référentiels comparés sur cette thématique, hors remises négociées.

Budget moyen (intra): 1 012 à 2 104 €
Durée moyenne: 3 jours
Parcours certifiants: 100 %
Disponible à distance: 100 %

Objectifs

structurer et organiser l'ensemble du patrimoine documentaire de l'entreprise
identifier les outils et méthodes adaptés à la gestion des documents numériques et physiques
appliquer les principes de l'archivage légal et réglementaire
optimiser la recherche et l'accès à l'information pour les collaborateurs
mettre en place des procédures de sécurisation et de conservation des données

Public concerné

assistants de direction, assistants administratifs
responsables de service, chefs de projet
collaborateurs en charge de la gestion documentaire
toute personne souhaitant structurer les informations de son entité

Programme type

Module 1 : Fondamentaux du Patrimoine Documentaire

définir le patrimoine documentaire de l'entreprise (types de documents, formats)
comprendre les enjeux de la gestion documentaire (juridiques, économiques, organisationnels)
identifier les différents cycles de vie des documents
analyser l'existant : audit des pratiques actuelles

Module 2 : Outils et Méthodes d'Organisation

choisir un système de classification adapté (plans de classement, arborescences)
mettre en place une politique de nommage cohérente
utiliser les fonctionnalités d'un GED (Gestion Électronique de Documents)
gérer les versions et les droits d'accès aux documents

Module 3 : Sécurité et Archivage

appliquer les règles de conservation légale et réglementaire des documents
sécuriser les informations sensibles (sauvegardes, confidentialité)
distinguer archivage physique et archivage numérique
mettre en œuvre des procédures de destruction sécurisée des documents

Module 4 : Optimisation et Valorisation

améliorer l'accessibilité et la traçabilité des documents
sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires
mesurer les bénéfices d'une gestion documentaire efficace
rédiger un plan d'action pour la mise en œuvre des acquis

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Prérequis

maîtrise de l'environnement bureautique
connaissance de l'organisation interne de l'entreprise

Modalités

Durée: 2 à 3 jours
Prix indicatif: 1 400 € à 2 400 € (intra, groupe)
Formats: présentiel, distanciel, intra, hybride
Effectif: inter : 4 à 12 participants · intra : jusqu'à 12
Rythme: continu, séquencé ou en demi-journées, selon vos contraintes
Délai d'accès: sélection sous 48h, démarrage possible sous 2 à 4 semaines
Financement: OPCO, plan de développement des compétences, cpf selon l'organisme retenu
Évaluation: quiz ou cas pratique en fin de parcours, attestation remise à chaud
Accessibilité: adaptation possible aux situations de handicap, à préciser au cadrage
Certification: une attestation de formation sera délivrée à l'issue de la formation. cette formation est éligible aux dispositifs de financement professionnels (CPF, OPCO) sous réserve des critères d'éligibilité.
Qualité: partenaires Qualiopi uniquement

Questions fréquentes

›quels sont les outils abordés durant la formation ?

nous abordons les principes des GED génériques, sans nous limiter à un logiciel spécifique. des exemples concrets seront présentés.

›la formation inclut-elle des exercices pratiques ?

oui, des études de cas et des ateliers pratiques sur l'organisation de fonds documentaires sont intégrés au programme.

›faut-il apporter son propre matériel informatique ?

pour les sessions à distance, un ordinateur avec une bonne connexion internet est nécessaire. en présentiel, le matériel est fourni.

›comment s'effectue l'évaluation des acquis ?

une évaluation formative est réalisée tout au long de la session, complétée par un questionnaire final de validation des compétences.

Comment on sélectionne les organismes gestion du patrimoine documentaire

Analyse indépendante multi-organismes
Aucune rémunération éditeur influençant le classement
Short-list argumentée et personnalisée

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réponse sous 48h ouvrées
partenaires Qualiopi uniquement
aide au montage du dossier OPCO
service gratuit pour l'entreprise

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