Accueil de visiteurs internationaux : formation pour assistants

Pourquoi se former à accueil de visiteurs internationaux

une délégation étrangère arrive demain et les détails logistiques ne sont pas finalisés. la préparation d'un séjour pour des partenaires étrangers demande rigueur et anticipation. les spécificités culturelles influencent directement la qualité de l'accueil. un incident peut nuire à l'image de votre entreprise.

Repères de marché sur gestion administrative / assistanat

Chiffres issus de nos 92 référentiels comparés sur cette thématique, hors remises négociées.

Budget moyen (intra): 1 012 à 2 104 €
Durée moyenne: 3 jours
Parcours certifiants: 100 %
Disponible à distance: 100 %

Objectifs

organiser et planifier un accueil de visiteurs internationaux de A à Z
anticiper les besoins spécifiques liés aux différences culturelles des visiteurs
gérer les formalités administratives et logistiques (visa, transport, hébergement)
communiquer efficacement avant, pendant et après la visite
résoudre les imprévus et adapter les solutions en temps réel

Public concerné

assistant(e)s de direction
assistant(e)s de service
chargé(e)s d'accueil
secrétaires
collaborateurs gérant les relations internationales

Programme type

Module 1 : Préparation et planification de la visite

définition des objectifs de la visite et identification des interlocuteurs
gestion des invitations et obtention des visas : procédures et délais
organisation du transport (arrivée, départ, déplacements locaux) et de l'hébergement
établissement d'un programme détaillé et validation avec les parties prenantes

Module 2 : Logistique et accueil sur place

aménagement des espaces de réunion et préparation des supports (traduction, matériel)
gestion des services annexes : restauration, interprétariat, sécurité
sensibilisation aux codes culturels et aux protocoles internationaux
gestion des cadeaux d'affaires et des moments de convivialité

Module 3 : Gestion des imprévus et suivi post-visite

stratégies de résolution des problèmes de dernière minute (retards, changements d'agenda)
gestion des situations délicates et des urgences (santé, sécurité)
suivi administratif et remerciements post-visite
capitalisation des retours d'expérience pour améliorer les prochains accueils

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Prérequis

maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
bonne capacité d'organisation et de communication
connaissance de base de l'anglais professionnel

Modalités

Durée: 1 à 2 jours
Prix indicatif: 900 € à 1 800 € (intra, groupe)
Formats: présentiel, distanciel, intra, hybride
Effectif: inter : 4 à 12 participants · intra : jusqu'à 12
Rythme: continu, séquencé ou en demi-journées, selon vos contraintes
Délai d'accès: sélection sous 48h, démarrage possible sous 2 à 4 semaines
Financement: OPCO, plan de développement des compétences, cpf selon l'organisme retenu
Évaluation: quiz ou cas pratique en fin de parcours, attestation remise à chaud
Accessibilité: adaptation possible aux situations de handicap, à préciser au cadrage
Certification: une attestation de fin de formation sera délivrée à l'issue du parcours. cette formation peut être éligible à un financement via les dispositifs de formation professionnelle continue.
Qualité: partenaires Qualiopi uniquement

Questions fréquentes

›la formation inclut-elle un module sur les spécificités consulaires ?

oui, le module 1 aborde la gestion des invitations et l'obtention des visas, incluant des informations sur les procédures consulaires.

›des cas pratiques sont-ils inclus dans le programme ?

oui, des études de cas réels et des mises en situation sont intégrées dans chaque module pour une approche pratique.

›quel est le nombre maximal de participants par session ?

le nombre de participants est limité à 10 personnes pour favoriser les échanges et la personnalisation de l'apprentissage.

›faut-il parler plusieurs langues pour suivre cette formation ?

une connaissance de base de l'anglais professionnel est recommandée, mais la formation est dispensée en français et les outils fournis sont multilingues.

Comment on sélectionne les organismes accueil de visiteurs internationaux

Analyse indépendante multi-organismes
Aucune rémunération éditeur influençant le classement
Short-list argumentée et personnalisée

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