Formation Classement et archivage : efficacité documentaire

Pourquoi se former à classement et archivage

un gestionnaire cherche régulièrement des informations cruciales dans des dossiers papier ou numériques sans structure évidente. cette formation lui permet d'organiser ces documents, réduisant significativement le temps de recherche. vous apprenez des méthodes concrètes pour un classement et un archivage rigoureux.

Repères de marché sur gestion administrative / assistanat

Chiffres issus de nos 92 référentiels comparés sur cette thématique, hors remises négociées.

Budget moyen (intra): 1 012 à 2 104 €
Durée moyenne: 3 jours
Parcours certifiants: 100 %
Disponible à distance: 100 %

Objectifs

Analyser et comprendre les différents types de documents en entreprise
Appliquer les principes fondamentaux du classement et de l'indexation
Mettre en œuvre un plan de classement efficace pour les documents physiques et numériques
Identifier les règles légales et réglementaires de l'archivage documentaire
Utiliser les outils et technologies adaptés à la gestion de l'archivage électronique
Optimiser les processus de consultation et de conservation des documents

Public concerné

Assistants de direction et de gestion
Secrétaires et adjoints administratifs
Responsables de services administratifs
Toute personne en charge de la gestion documentaire
Collaborateurs souhaitant améliorer leurs pratiques d'organisation

Programme type

Module 1 - Les fondamentaux du classement documentaire

Typologie des documents en entreprise : administratifs, commerciaux, techniques, légaux
Les principes de base du classement : pertinence, exhaustivité, simplicité
Méthodes de classement : alphabétique, numérique, thématique, chronologique
L'importance de l'indexation et du référencement
Outils et supports de classement physique : dossiers, classeurs, armoires
Établissement d'un plan de classement adapté aux besoins de l'organisation

Module 2 - L'archivage : règles et pratiques

Distinction entre classement, archivage et conservation
Les enjeux légaux et réglementaires de l'archivage (durées légales de conservation)
Normes et bonnes pratiques en matière d'archivage (NF Z 42-013, ISO 15489)
Gestion du cycle de vie du document : de la création à la destruction
Le rôle de l'archiviste et les responsabilités associées
Mise en place d'une politique d'archivage interne

Module 3 - Classement et archivage numérique

Les spécificités du document numérique et ses défis
Les systèmes de gestion électronique de documents (GED)
Indexation et recherche d'information dans un environnement numérique
Sécurité et intégrité des documents numériques : signatures électroniques, horodatage
Cadre juridique de l'archivage électronique et valeur probante
Mise en œuvre d'un projet de dématérialisation et d'archivage numérique

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Prérequis

Maîtrise des outils bureautiques de base
Connaissances générales de l'environnement administratif de l'entreprise

Modalités

Durée: 2 à 5 jours
Prix indicatif: 700 € à 2 500 € (intra, groupe)
Formats: présentiel, distanciel, intra, blended
Effectif: inter : 4 à 12 participants · intra : jusqu'à 12
Rythme: continu, séquencé ou en demi-journées, selon vos contraintes
Délai d'accès: sélection sous 48h, démarrage possible sous 2 à 4 semaines
Financement: OPCO, plan de développement des compétences, cpf selon l'organisme retenu
Évaluation: quiz ou cas pratique en fin de parcours, attestation remise à chaud
Accessibilité: adaptation possible aux situations de handicap, à préciser au cadrage
Certification: Il n'existe pas de certification reconnue par France Compétences spécifiquement pour le classement et l'archivage à ce jour. Néanmoins, certaines formations peuvent délivrer une attestation de compétences.
Qualité: partenaires Qualiopi uniquement

Questions fréquentes

›à quels profils professionnels cette formation est-elle destinée ?

elle s'adresse aux assistants de direction et de gestion, secrétaires, adjoints administratifs et responsables de services. elle est également utile à toute personne gérant de la documentation.

›quels sont les prérequis pour suivre une formation sur le classement et l'archivage ?

aucun prérequis technique n'est nécessaire. une connaissance de base des outils bureautiques est recommandée pour les modules numériques.

›quelle est la durée et les formats possibles pour ces formations ?

les durées varient de un à trois jours. les formats incluent des sessions en présentiel ou à distance, en inter ou intra-entreprise.

›existe-t-il une certification spécifique pour le classement et l'archivage, et ces formations sont-elles finançables ?

certaines formations peuvent mener à des certifications d'éditeur de logiciel. elles sont éligibles aux dispositifs de financement comme le CPF ou le plan de développement des compétences.

Comment on sélectionne les organismes classement et archivage

Analyse indépendante multi-organismes
Aucune rémunération éditeur influençant le classement
Short-list argumentée et personnalisée

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partenaires Qualiopi uniquement
aide au montage du dossier OPCO
service gratuit pour l'entreprise

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